Bạn là người Việt Nam nhưng đang làm việc với các đối tác nước ngoài? Một điều chắc chắc không thể tránh khỏi là bạn phải viết thư xác nhận bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, làm sao để trả lời một cách chuyên nghiệp nhất?
Bạn cũng cần trau dồi thêm tiếng Anh văn phòng để phục vụ thật tốt cho công việc của mình cũng như tạo thêm cơ hội nghề nghiệp và sự thăng tiến trong tương lai sắp tới. Hãy xem cách viết thư xác nhận – Mẫu thư Confirm bằng tiếng Anh được tổng hợp mới nhất năm 2021 dưới đây nhé.
Thanhtay.edu.vn xin gửi đến cách viết thư xác nhận – mẫu thư confirm bằng tiếng Anh một cách cơ bản, đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính chuyên nghiệp. Sau bài viết, có thể bạn sẽ phần nào tự tin hơn khi viết email bằng tiếng Anh để gửi đến những vị khách đến từ phía bên kia bán cầu đấy!
1. Các bước để viết một mẫu thư xác nhận bằng tiếng Anh
1.1. Sử dụng giấy có in sẵn logo công ty
Sử dụng giấy in logo của công ty giúp lá thư trở nên trang trọng và thể hiện đây là văn bản chính thức của công ty. Trong trường hợp là thư điện tử, bạn vẫn có thể sử dụng phương pháp trên bằng các chế độ soạn thảo khác nhau trên email.
Trên phần lời chào đầu tiên của thư, bạn cần chú ý ghi rõ ràng các điểm sau: Tên của người nhận, chức vụ, phòng ban hoặc là tên công ty, địa chỉ công ty nơi người nhận đang công tác.
Bạn cần lưu ý các điểm sau:
- Thư cá nhân gửi cho công ty vẫn phải theo hình thức thương mại
- Địa chỉ của bạn và ngày tháng ở lề trái hoặc canh dọc lề phải
- Cách một dòng sẽ đến phần nhận người lệ lề trái
1.2. Lời chào thư phù hợp
Lời chào phù hợp theo từng đối tượng, ngữ cảnh sẽ đảm bảo được tính trang trọng của bức thư. Thông thường bạn dùng cấu trúc Dear + Mr, Mrs, Mss,.. + tên người nhận thư.
Phần này có một vài lưu ý như sau:
- Dùng tên cho người Việt Nam và dùng họ cho người nước ngoài
- Chỉ dùng Mrs cho người phụ nữ chắc chắn đã kết hôn.
- Thư confirm bình thường có thể dùng tên người nhận
1.3. Xác nhận thông tin đã thỏa thuận
Ở phần này, bạn cần nhắc lại rõ ràng vấn đề cần được nói đến trong thư. Bạn cần làm rõ được các vấn đề về thời gian, địa điểm và trình bày sắp xếp các thông tin cụ thể, logic. Một số mẫu câu thường dùng như:
- I am writing to confirm….
→ Tôi viết thư này để xác nhận…
- I would like to confirm….
→ Tôi muốn xác nhận…
- This letter is to confirm…
→ Lá thư này được viết để xác nhận…
- I am happy to confirm
→ Tôi vui mừng xác nhận…
- I was pleased to receive…
→ Tôi rất vui khi nhận được…
1.4. Đề cập đến một số nội dung khác
Ngoài việc đi thẳng vào vấn đề cần xác nhận, bức thư này bạn có thể đưa thêm một số nội dung khác như: thỏa thuận tiền bạc, điều khoản công ty hay một nội dung nào đó có ảnh hưởng.
Tuy nhiên cần chú ý như sau:
- Cần nhắc lại điều khoản thỏa thuận giữa hai bên để tránh gây hiểu nhầm.
- Có thể nói rõ yêu cầu xác nhận bằng email hoặc điện thoại hoặc văn bản
- Thư xác nhận còn có thể coi là một loại thư lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ khi xảy ra tranh chấp
1.5. Yêu cầu trao đổi thêm
Cuối thư, bạn có thể ghi thêm dòng để người nhận có thể trao đổi thêm với bạn trong trường hợp cần thiết. Nội dung này thường được bắt đầu bằng một số mẫu câu như sau:
- Please inform me if you need additional information ….
→ Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin
- Please respond if you need to add ….
→ Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn cần bổ sung …
1.6. Lời cảm ơn dành cho người nhận
Trước khi vào phần kí tên, bạn có thể sử dụng một số cụm từ mang phong cách cảm ơn như sau:
- Thank you (Cảm ơn)
- Sincerely / Regards / Respectfully (Trân trọng)
Lưu ý: Trong phần kí tên đối với email thương mại, bạn nên dùng đầy đủ tên của mình.
2. Các bước đọc và sửa thư xác nhận
2.1. Đọc và sửa thưa xác nhận
Viết email, thư văn bản hay bất kì loại nào thì bước đọc và sửa thư vẫn cần phải thực hiện. Việc này lại càng quan trọng nếu như email có nội dung liên quan đến các thỏa thuận trong kinh doanh.
Các bước cần làm bao gồm:
- Đọc lại 1 lần
- Kiểm tra lỗi chính tả, thiếu từ và ngữ pháp
- Kiểm tra dấu câu
- Kiểm tra lại nội dung về thời gian, địa điểm,…
2.2. Dùng loại giấy phù hợp với một máy in tốt
Nếu email điện tử bạn có thể có qua phần này. Tuy nhiên nếu bạn in thư kinh doanh thì nên dùng loại giấy có sẵn logo. Trường hợp thư không liên quan đến kinh doanh có thể sử dụng giấy chuẩn. Đặc biệt lưu ý, không viết tay trên các lá thư thương mại.
2.3. Dùng font chữ và lề chuẩn
Nên sử dụng các font chữ chuẩn như Times New Roman hoặc Arial để viết email trong kinh doanh. Kích cỡ thường là 12px không in đậm, không in nghiêng hay là gạch dưới. Nếu in văn bản, cần lưu ý phần lề cần cách mép giấy khoảng 2.5cm. Lưu ý khi viết email bằng tiếng anh thì các dòng cần phải đặt thẳng hàng, không dòng nào được thụt vào trong như cách trình bày của tiếng Việt.
2.4. Ghi ngắn gọn và đầy đủ nội dung vấn đề
Email xác nhận cần được viết một cách ngắn gọn, xúc tích. Không sử dụng quá nhiều từ chứa ít thông tin hoặc từ nối. Nên sử dụng các cấu trúc ngữ pháp thông dụng, không cầu kì hoa mỹ. Nội dung thư nên tập trung vào vấn đề mà bạn muốn xác nhận.
2.5. Giữ ngôn ngữ kinh doanh chuyên nghiệp
Thư confirm bằng tiếng anh phải được viết bằng ngôn ngữ kinh doanh, không sử dụng ngôn ngữ cá nhân quá nhiều. Từ đó giúp nội dung của bức thư tập trung vào chi tiết cần được xác nhận và tránh sao nhãng sang các vấn đề khác. Mặc dù bức thư mang tính trang trọng, nhưng bạn vẫn có thể sử dụng các từ ngữ chỉ sự cảm kích như sau:
- I appreciate this opportunity to interview for the position…
→ Tôi rất cảm kích vì có cơ hội đến phỏng vấn cho vị trí này…
- I am really looking forward to interviewing for the position…
→ Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn cho vị trí này…
2.6. Các trường hợp gửi thư xác nhận
Có nhiều lý do để bạn nên gửi một bức thư xác nhận, nhưng đa phần các lý do đều là xác nhận việc gặp gỡ, hoặc một vấn đề nào đó.
Một số trường hợp khác:
- Mời làm việc
- Chấp nhận việc làm
- Xác nhận đơn hàng
- Xác nhận tình trạng làm việc
- Ứng tuyển
3. Lưu ý khi viết thư xác nhận bằng tiếng Anh
3.1. Mở đầu email rõ ràng
Không chỉ riêng mẫu thư confirm bằng tiếng Anh, tất cả các dạng thư điện tử đều có cần một mở đầu rõ ràng bởi đây chính là yếu tố đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của toàn bộ nội dung bên dưới. Hãy xác nhận rõ ràng thời gian và địa điểm cụ thể vì đây chính là thông tin quan trọng nhất trong phần mở đầu của mỗi email.
Ví dụ 1: Xác nhận cuộc hẹn bằng email
RE: confirmation of appointment with FRANK WALES
Dear Mrs. Allen,
I will like to confirm your appointment with Frank Wales tomorrow, August 25th at 1 pm. Please contact me for any question and keep me informed if there should be any changes.
Cordially,
Linda Brown,
Secretary, Lester Wester Limited
Ví dụ 2: Xác nhận cuộc hẹn bằng email tiếng Anh
RE: Shawn Williams – Appointment Confirmation
Dear Clinton,
This is a special reminder to confirm your meeting with Shawn Williams tomorrow June 18th by 10 am.
Your meeting is scheduled to hold at Lintel Scraps, Office 12 on the ground floor at Lanceman Street, Mainland China. The place is accessible by cabs.
This is Shawn’s cell phone number, just in case, +98157479837.
Please feel free to contact me if you have any question. I would be ready to give necessary assistance.
Thank you and have a great meeting.
Best Regards,
Alice Maxwell
Administrative Assistant to Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
alice@lintelscraps.com
3.2. Nội dung thư cần mang tính nhắc nhở
Như hai ví dụ trên, mục đích lớn nhất là để nhắc nhở Clinton về cuộc gặp của ông ấy với Williams. Bức thư viết rõ ràng và cụ thể về thời gian và địa điểm. Đây là cách tốt để xác nhận cuộc hẹn bằng email là biến nó thành một lời nhắc nhở. Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn cần phải rất chú ý đến những chi tiết này.
3.3. Ngắn gọn những vẫn thật chi tiết
Một cách hay để viết mẫu thư confirm bằng tiếng Anh là đưa ra những thông tin chi tiết. Trong ví dụ ở trên, Clinton có tất cả những thông tin cần thiết để đến gặp Shawn Williams đúng giờ. Ngoài ra, Clinton còn có thể liên hệ với trợ lý của Shawn nếu gặp vấn đề.
Nhiều bạn thường có xu hướng hiểu lầm việc viết chi tiết nghĩa là trình bày cặn kẽ tất cả thông tin trong email. Điều này đôi khi sẽ khiến email của bạn trở nên dài dòng và có nhiều thông tin dư thừa – vốn là những yếu tố khiến bức thư điện tử trở nên thiếu hẳn tính chuyên nghiệp. Vì thế, hãy cẩn thận kiểm tra lại trước khi quyết định gửi cho khách hàng bạn nhé!
3.4. Đừng viết quá dài
Bạn đang viết thư để xác nhận email mời họp tiếng Anh không phải là viết một câu chuyện, một bức thư quá dài sẽ khiến người nhận mất hứng thú và không nắm được nội dung chính. Hãy đi luôn vào nội dung trọng tâm. Nếu đang có nhu cầu học tiếng Anh văn phòng thì việc viết email bằng tiếng Anh cũng chính là một cách rèn luyện rất tốt, hãy xem như đây là một công việc “nhất cử lưỡng tiện” bạn nhé.
Ví dụ:Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Dear Ms. Roberts,
I am glad you will be available for the meeting with our team by 9 am tomorrow January 21st at our Zonal Office.
You can contact me on this cell phone number if you have any question or change of plans.
Thank you and looking forward to meeting you tomorrow.
Cordially,
Evelyn Coker
Productions Director, Micara Productions
3.5. Viết email bằng tiếng Anh theo một format
Hãy đảm bảo rằng email mời họp tiếng Anh của đối tác cần có đầy đủ ngày giờ, lời chào, thân bài và kết luận. Đừng khiến khách hàng, đối tác của bạn nhận được một email dài dòng và không có nội dung chính. Điều này sẽ khiến công việc của bạn bị ảnh hưởng rất nhiều đó.
Dù muốn hay không thì việc tuân thủ một format chuẩn khi viết email bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn hạn chế được tối đa những sơ suất có thể mắc phải. Nếu đã có kinh nghiệm và tự tin vào vốn tiếng Anh của mình thì bạn có thể “biến tấu” một chút để có thể gây được thêm ấn tượng với khách hàng.
Ví dụ:Xác nhận cuộc hẹn bằng email
Date: 23rd September, 2012.
RE: Confirmation of an Appointment
Mr. Robinson,
I am writing to confirm an appointment with you on 24th of September, 2015 at Learned Hall, winter road. I genuinely appreciate a quick response from your side.
Best wishes,
Andrew Paul
Managing Director, Adrepal Photos
4. Mẫu thư Confirm bằng tiếng Anh 2021 chuyên nghiệp nhất
Dưới đây là 5 mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất bạn có thể tham khảo để tạo ấn tượng tốt với các nhà tuyển dụng nhé.
Mẫu thư 1
Dear Thanhtay Education Company Limited,
I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company; Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the SEO Trainee position.
Therefore, I am writing to confirm that I am going to the interview on Monday, December 14, 2020.
Once again, sincerely thank you!
Best regards!
Mẫu thư 2
Dear Sir or Madam,
After receiving the email from your company, I feel extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to join the interview. and select accountants.
I confirm that I will definitely participate in the interview at 9:00 am, on 20th December 2020, at the company with Mrs. Trang.
If you need any additional documents for the interview, please contact me so that I can be prepared most thoroughly.
Yours faithfully,
Lucy
Mẫu thư 3
Dear Mr.Smith – Manager Marketing of ABC Company,
I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company this morning.
Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select new accountants for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2020.
However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.
I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!
Best regards,
Phuong Thao
Mẫu thư 4
Dear Thanhtay Education Company Limited,
I am very happy and thankful that your company has given me the opportunity to join the interview for the marketing staff position.
I am writing this letter to confirm my interview appointment on Tuesday, December 15th, 2020 at the company office.
I believe that my working experience in marketing will help me become an ideal candidate for this position. I look forward to sharing my passion and skills at work with you in the interview.
If the company needs any documents before and during the interview, please respond to me so that I can have the most careful preparation.
Regard,
Mẫu thư 5
Dear Thanhtay Education Company Limited,
I am very happy to receive an invitation to interview SEO staff in your company.
I certify that I will participate in the interview on December 15th, 2020 at the company office.
Once again, I would like to thank your company and see you soon.
Best regards,
Khanh Huyen
Trên đây là bài viết tổng hợp của Eduma về cách viết thư xác nhận – mẫu thư confirm bằng tiếng Anh 2021. Viết emai bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng và bắt buộc cần phải có đối với bất cứ nhân sự công sở nào.
